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苦情処理
■We will look into the matter and let you know what we find out [inform you of our findings].
■While we investigate your complaint, we will keep you informed.
＝本件を調査し、分かり次第結果をお知らせします。
＊look into: …を調べる
＊findings: 調査結果
＝貴社の苦情につきまして調査をしている間、状況を逐一お知らせします。
＊investigate: …を詳細に調査する
＊keep someone informed: 人に逐次報告する
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■We sincerely apologize for any inconvenience the delay may have caused you.
＝今回の遅延でご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
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■We deeply apologize to you for the delay in fulfilling [executing] your order for [数字] [商品名]s.
＝[商品名]…台に対する貴社のご注文を履行するのが遅くなりましたことを深くお詫びいたします。
＊execute an order: 注文を履行する
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■We are very sorry for the mix-up with your order.
＝ご注文を取り違えまして誠に申し訳ございません。
＊mix-up: 混同、手違え
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■Your order [The [商品名] you ordered] will be shipped tomorrow and should arrive [reach you] in [数字] days.
＝ご注文品は明日発送いたしますので、…日でお手元に届くものと思います。
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■We are terribly sorry to learn that your order was damaged during transportation [in transit].
＝ご注文品が運送中に破損したとお伺いし、大変申し訳なく存じます。
＊during transportation, in transit: 輸送中に
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■As requested in your letter of [日付], we will send free replacements within [in] a few days.
＝…月…日付の貴信にてご要望の通り、無償の取替品を数日中にお送りいたします。
＊「返金する」のであれば give you a refund または refund your money を使う。
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■Could you please send the damaged goods back to us at our expense?
＝不良品につきましては、当社の送料持ちでご返品いただけますでしょうか。
＊at someone's expense: …の費用負担で
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■Thank you very much for pointing out the error in our invoice No. [数字].
＝当社請求書第…号の間違いをご指摘いただき、ありがとうございました。
＊point out: …を指摘する
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■We would like to inform you that all necessary adjustments have been made.
＝必要な訂正作業がすべて済みましたことをお知らせします。
＊make adjustments: 調整を行う、修正する
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■We will send you a corrected invoice immediately.
＝訂正した請求書を至急、お送りいたします。
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■Again, we apologize for your unfortunate experience.
■Again, please accept our sincere apologies for any inconvenience caused by this matter [inconvenience this matter has caused you].
＝今回、不快な思いをおかけしたことを改めてお詫び申し上げます。
＝今回の件でご迷惑をおかけしましたことを改めて心よりお詫び申し上げます。
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■Thank you for your patience and understanding.
＝ご容赦、ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
＊patience: 辛抱、忍耐
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■We will make every effort to prevent such things from happening in the future.
■We can assure you that every effort will be made to ensure (that) this doesn't happen again.
＝今後は二度とこのようなことが起こらぬよう最大限努力をする所存でございます。
＊prevent ... from doing: …が…するのを防ぐ
＊assure: 人に請け合う、断言する
＊ensure that: …ということを保証する、確実にする
＊「最大限努力する」は do everything possible(できることをすべて行う)を用いることも可能。
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■We have taken necessary measures [steps] to prevent (a) recurrence [a repetition] of such an error in the future.
＝以後このような間違いを繰り返さぬよう必要な対策を講じました。
＊taken measures [steps]: 手段[措置]を取る
＊recurrence: 再発、繰り返し
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